Treina o cérebro para manteres o foco/concentração

Uma das maiores dificuldades no meu trabalho é conseguir concentrar-me numa tarefa, quando há tantas solicitações em simultâneo. Tento concentrar-me, mas de repente o telefone toca, depois chega um fornecedor, entretanto uma funcionária pede alguma orientação, nisto chega uma família... É muito complicado. Num dia, contei, só para mim, 30 telefonemas. Como é possível ser produtivo nestas condições? - pergunto-me. Como é possível não me sentir stressada ao fim de um dia de trabalho? 

Contudo, pelo que pesquisei, mesmo no meio do «ruído», se percebermos melhor o funcionamento do nosso cérebro e o usarmos a nosso favor, é possível melhorar o nosso foco/concentração e aumentar a produtividade.

O que acontece ao nosso cérebro, quando surgem distracções?
É realmente complicado para o nosso cérebro se concentrar no meio de tanta distracção. Cada distracção representa um alerta para o cérebro focar a sua atenção nessa mesma distracção. Mas entretanto surge outra distracção e o cérebro reage automaticamente para prestar atenção ao novo estímulo. É por isso que é mais fácil concluir tarefas se optarmos por nos concentrar numa só de cada vez (single-tasking), ao invés de fazermos muitas coisas em simultâneo (multi-tasking). A capacidade para o multi-tasking pode ser importante, mas a verdade é que reduz o nosso raciocínio, tendemos a cometer mais erros, a ficar mais stressados e a dizer coisas erradas.

Quais as boas notícias?
O nosso cérebro é como um músculo, podemos treinar os seus percursos neuronais para facilitar a concentração. Com o tempo, o cérebro habitua-se a manter o foco por mais tempo. Claro que o objectivo não passa por um foco constante, mas por pequenos blocos de tempo de maior concentração. E isso pode fazer a diferença nos nossos dias.

O que podemos fazer para treinar o cérebro para manter o foco/concentração?
1 - Manter o espaço organizado - Um espaço limpo e sem tralha ajuda à concentração. A ideia é removeres todas as coisas que possam distrair-te das tarefas que tens em mão. Limpa a tua secretária e deixa apenas os objectos que necessitas para trabalhar e algumas fotos ou lembranças que te ajudam a relaxar.

No final do dia, reserva uns minutinhos para organizares o teu espaço de trabalho e o deixares o mais liberto possível. Com o tempo, criarás o hábito de manter esse estilo de vida mais organizado.

2 - Limitar as distracções - As distracções são inimigas da concentração, por isso evita-as ao máximo. Eis algumas formas de o conseguires:
a) Evita distrair-te com a internet:
a.1) marca por exemplo um hora específica para consultares o teu e-mail, ires ao facebook, etc.;
a.2) se estiveres a trabalhar com recurso à Internet, não consultes assuntos que não estão relacionados com o teu trabalho  (tenta manter o menor número possível de separadores abertos, da Internet).

b) Não te distraias com conversa fiada:
b.1) não permitas que outras pessoas estejam constantemente a interromper a tua concentração. Se necessário pergunta-lhe o que pretende e explica-lhe educadamente que não podes falar naquele momento, que tens uma tarefa importante em mãos;
b.2) não sejas tu próprio(a) uma fonte de distracção para os teus colegas de trabalho. Tenta falar menos e deixar a conversa para os períodos de pausa.

c) Se estiveres num ambiente muito barulhento, podes tentar colocar uma música calma, num tom baixo. Normalmente, um ritmo de música mais lento, costuma acalmar a mente.

d) Pede ao recepcionista ou administrativo para só te transferirem os telefonemas da tua área. Por vezes o telefone está sempre a interromper-te, com assuntos que até nem têm tanto a ver contigo. É importante que quem atenda o telefone, consiga filtrar os telefonemas e encaminhá-los para a pessoa certa.

3 - Fazer uma lista de tarefas - Trata-se da famosa "to do list" ou lista de coisas por fazer. Faz uma lista desta, por exemplo ao início do dia ou da semana. Isto ajudará a que te concentres numa tarefa de cada vez. Para além disso, também será um estímulo para ti, sempre que riscares uma tarefa da tua lista.

4 - Priorizar as tarefas - Da tua lista de tarefas, define um grau de prioridade para as mesmas, da mais importante para a menos relevante (eu costumo numerá-las, sendo o número 1 a mais importante). Coloca as tarefas mais importantes em primeiro lugar, deixando as mais fáceis para o final de dia de trabalho, quando a capacidade de concentração é menor.

5 - Observar quando e onde te concentras melhor - Alguns estudos indicam que estamos realmente focados numa média de apenas 6 horas por semana. É por isso importante descobrires quais as horas em que és mais produtivo(a) e realizares tarefas que exijam mais concentração neste espaço de tempo.

Um outro aspecto é onde realizas o teu trabalho. Tenta fazer as tarefas mais difíceis num lugar mais reservado do escritório. Se necessário, pede para realizares determinados trabalhos fora do escritório, num local em que tenhas total concentração. No meu caso, ainda há dias fiz 2 trabalhos em casa, em 2 dias. Se tivesse ficado no escritório, tenho a certeza absoluta que nem numa semana conseguiria terminá-los. Existem mesmo estudos que indicam que a maioria das pessoas é mais produtiva fora do escritório (por não estarem sujeitas a tantas interrupções).

6 - Realizar primeiro as tarefas mais complicadas - Marca as tarefas que exigem mais criatividade ou concentração, para as primeiras horas de trabalho (quando a tua capacidade para o foco, é maior). Já as tarefas mais fáceis, deixa-as para o fim do dia.

7 - Reduzir o multi-tasking - Ok, por vezes faço várias coisas em simultâneo. Por exemplo enquanto cozinho, vou colocando a mesa, lavando loiça e, normalmente ainda estou a ouvir algum filme no youtube. Por vezes praticar multi-tasking pode ser útil, mas devemos limitá-lo. No trabalho, o ideal seria concentrarmo-nos numa tarefa de cada vez. Isto porque o multi-tasking confunde o cérebro e reduz a velocidade de raciocínio.
8 - Melhorar a concentração de forma progressiva - Escolhe uma tarefa da tua lista e define um período de tempo para trabalhares nela, em que te comprometes a evitar quaisquer distracções. Podes escolher, por exemplo, um período de 5 minutos. Após algum tempo a trabalhares em blocos de 5 minutos, aumenta esse período de concentração de total em 5 min. Vai aumentando estes períodos de 5 em 5 minutos, até conseguires focar a tua atenção, pelo menos durante 30 minutos. Este exercício melhorará progressivamente, a capacidade de concentração do teu cérebro.

9 - Treinar o cérebro como um músculo - Quando realizas muitas tarefas em simultâneo, ou te distrais frequentemente, estás a treinar o teu cérebro para este ser desfocado. Pratica exercícios como os descritos nos pontos 8 e 13. Se te esforçares por realizar este tipo de exercícios diariamente, com o tempo tornam-se um hábito. A consequência disso é que modelas os percursos neuronais do teu cérebro, fazendo com que te concentres mais facilmente e com pouco esforço.

10 - Reservar tempo para pequenas pausas - A verdade é que ao fim de um tempo de total concentração, o cérebro necessita de relaxar, para que possa manter-se produtivo. Faz por exemplo uma pausa de 3 a 5 minutos após 30 minutos de trabalho, ou um intervalo de 5 a 10 minutos ao fim de uma hora de trabalho. Aproveita para fazer um lanchinho, falar com um colega, esticar as pernas... o importante é desviares um pouco a tua atenção, para revigorares a tua energia.

11 - Considerar tempo para as interrupções - Seria utópico pensares que deixarás de ter interrupções. O ideal seria definires um "horário de atendimento" para ouvires as outras pessoas. Dependendo do teu tipo de trabalho, isto pode não ser possível. Sendo assim, o ideal é fazeres um registo do teu tempo (aquilo que despendes em em cada tarefa, incluindo as interrupções), para perceberes quanto tempo perdes por dia com estas interrupções. Esta visão permitir-te-á verificar onde podes minimizá-las. Mas, poderás igualmente aferir, qual o tempo que tens mesmo de considerar para interrupções às quais não podes fugir. O facto de preveres este tipo de situações, dar-te-á uma sensação de algum controle, minorando o stress que possas sentir.
12 - Manter a motivação para a tarefa em mãos - Por vezes perdemos o foco, porque não encontramos sentido naquilo que estamos a fazer. Umas das formas de te manteres motivado(a) e não te desconcentrares, passa justamente por encontrar um propósito naquilo que fazes. Podes sentir que com aquela tarefa estás a fazer a diferença na vida de alguém, estás a colaborar para um produto que será útil ao consumidor, estás a contribuir para um mundo melhor, ou conseguirás dinheiro para aquelas férias de sonho. Por vezes ajuda se escreveres o teu propósito e, olhares para essa frase sempre que a tua atenção quiser fugir.

13 -  Realizar actividades de treino de concentração - Existem actividades nas quais podes treinar a tua concentração (lembra-te que isto é importante para o que disse no ponto 9 - treinar o cérebro como um músculo). Um exemplo disso são a leitura, a meditação de atenção plena, um hobbie que realmente adores (tendemos a concentrarmo-nos melhor nas actividades que nos dão prazer, as chamadas experiência de fluxo). Dedica alguns minutos do teu dia a este tipo de actividades. Elas estimulam a tua capacidade para manteres o foco, numa única tarefa de cada vez.

14 - Dormir o suficiente - É fundamental teres um sono reparador. Se não dormires o suficiente ou se tiveres um má noite de sono, aumentam as tuas dificuldades de concentração e ficarás mais irritável. Tenderás a ficar mais esquecido(a) e com mais problemas de coordenação motora (os teus reflexos ficam mais lentos). O sono é por isso crucial para conseguires manter o foco.

Vou testar estas sugestões a partir de hoje. Estou ansiosa por ver os resultados.

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